Twee systemen die niet met elkaar praten.
U heeft een boekhoudpakket, een webshop, een planningstool of een ERP. Elk doet zijn werk. Alleen weten ze niets van elkaar, en dus tikt er iemand elke week dezelfde gegevens een tweede keer in.
Een koppeling lost dat op zonder dat u iets vervangt. Dat is bijna altijd sneller en goedkoper dan overstappen naar één pakket dat alles zou moeten doen.
Wat een koppeling meestal doet
- Bestellingen uit een webshop naar de boekhouding.
- Facturen en betalingen terug naar uw eigen systeem.
- Klantgegevens die op één plek staan in plaats van op drie.
- Voorraad die klopt, ook wanneer er op twee plaatsen verkocht wordt.
- Uren en werkbonnen die vanzelf bij de facturatie belanden.
Welke pakketten het zijn, maakt minder uit dan of ze een deur openzetten. Exact Online, Teamleader, Odoo, WooCommerce, Shopify en de meeste courante systemen doen dat, elk op hun eigen manier.
Wat er eerst uitgezocht wordt
Voor er één regel code geschreven wordt, moeten vier dingen vaststaan:
- Heeft elk systeem een API of een export waar iets uit kan?
- Wie is de eigenaar van een gegeven als de twee het oneens zijn?
- Hoe vaak moet het synchroniseren: meteen, of volstaat één keer per nacht?
- Wat gebeurt er als de koppeling een dag stilligt?
Die laatste vraag wordt het vaakst overgeslagen en kost achteraf het meeste werk. Een koppeling die stil faalt is erger dan geen koppeling, want dan gaat iedereen ervan uit dat de cijfers nog kloppen.
Wanneer een koppeling niet het antwoord is
- Wanneer het pakket de koppeling zelf al kant-en-klaar aanbiedt. Dan zet u die gewoon aan.
- Wanneer een van de twee systemen binnen het jaar toch vervangen wordt.
- Wanneer het om een handeling gaat die drie keer per maand voorkomt. Dan is overtypen goedkoper.
Waarom dit bekend terrein is
Wij zijn mee-eigenaar van Veton, een Belgische fabrikant van laadpalen. Voor een grote vloot toestellen loopt die keten helemaal door: van het toestel in het veld over het cloudplatform tot in het ERP, de facturatie en de rapportering.
Koppelingen zijn daar geen bijzaak. Ze zijn de werking zelf, en ze moeten blijven draaien terwijl niemand kijkt.
Beginnen met twee dagen
De eerste stap is 2 dagen op locatie: welke systemen u gebruikt, wat ze wel en niet toelaten, en wat een koppeling ertussen zou opleveren. U krijgt een concreet advies, en het eerlijke antwoord als het de moeite niet is.
€1.300
2 dagen · excl. btw
Veelgestelde vragen
Wat als ons pakket geen API heeft?
Dan is er meestal nog een export, een importformaat of een webhook om op aan te sluiten. Wat er precies mogelijk is, wordt uitgezocht voor er iets gebouwd wordt. Blijkt er echt geen deur te zijn, dan hoort u dat, en dan is een koppeling gewoon geen optie.
Van wie is de koppeling achteraf?
Van u. De code en de toegangsgegevens blijven van u, en de koppeling draait op uw eigen omgeving of hosting. Er komt geen abonnement tussen u en uw eigen gegevens te staan.
Wat als een van de twee pakketten verandert?
Dan kan de koppeling aanpassing nodig hebben. Leveranciers wijzigen hun API’s, en een koppeling is dus geen eenmalig project maar iets dat af en toe onderhoud vraagt. Dat gebeurt aan hetzelfde dagtarief (€650/dag), zonder vast contract.
Hoe lang duurt het om een koppeling te bouwen?
Dat hangt af van de twee systemen en van hoeveel er heen en weer moet. Een eerste inschatting maakt deel uit van de twee dagen (€1.300, excl. btw): in 2 dagen wordt duidelijk wat er speelt, inclusief één klein werkend onderdeel op uw eigen data.
Welke twee systemen zijn het?
Een half uur is genoeg om te weten of een koppeling technisch kan, en of ze de moeite waard is.