De werkbon digitaal maken is het makkelijke deel.
Apps voor werkbonnen zijn er in overvloed. Een technicus vult op zijn telefoon in wat hij gedaan heeft, de klant tekent op het scherm, en het papier verdwijnt uit de bestelwagen. Tot daar is de keuze vooral een kwestie van smaak en prijs.
Het verschil zit in wat er daarna gebeurt. Een bon die netjes digitaal binnenkomt maar nog altijd wordt overgetikt in de facturatie, heeft het werk verplaatst in plaats van weggenomen.
Wat een werkbonapp goed oplost
- Geen papieren bon meer die blijft liggen tot vrijdagavond.
- Een handtekening van de klant ter plaatse, met datum en uur erbij.
- Foto’s van de situatie voor en na, bij de juiste opdracht.
- Gewerkte uren en gebruikt materiaal die op de bon zelf staan.
Voor veel bedrijven is dat al de grootste winst, en volstaat een bestaand pakket ruim. Er is geen enkele reden om daarvoor iets te laten bouwen.
Waar de bon daarna naartoe moet
Hier lopen de meeste bedrijven vast, en dit is ook waar de tijdwinst zit:
- Naar de facturatie, zonder dat iemand de bon opnieuw intikt.
- Naar de loonverwerking, met de uren die er al op staan.
- Naar de voorraad, zodat gebruikt materiaal wordt afgeboekt.
- Naar het dossier van het toestel dat geplaatst of hersteld is.
Dat laatste punt wordt zelden meegenomen. Een werkbon is ook de geschiedenis van een toestel: wie er geweest is, wat er vervangen is, en wat er de vorige keer al mis was. Wie die bonnen alleen als facturatieregels behandelt, gooit dat weg.
Pakket of zelf bouwen?
Dat hangt minder af van de werkbon zelf dan van wat eromheen staat. Grofweg zijn er drie uitkomsten:
- Een pakket volstaat wanneer uw manier van werken dicht bij de standaard ligt en de koppelingen die u nodig heeft al kant-en-klaar in dat pakket zitten.
- Een pakket plus een koppeling is de meest voorkomende uitkomst. De app doet de werkbon, en een klein stuk software brengt het resultaat naar de facturatie of de voorraad.
- Zelf bouwen is pas de moeite wanneer uw proces echt afwijkt, of wanneer er een toestel in het spel is waar geen enkel pakket rekening mee houdt.
In de praktijk is het meestal de middelste. Een app die werkt en die uw technici kennen vervangen kost vrijwel altijd meer dan haar aansluiten op wat er al staat.
Waarom dit bekend terrein is
Wij zijn mee-eigenaar van Veton, een Belgische fabrikant van laadpalen. Voor een grote vloot toestellen bouwen en beheren wij de software op het toestel zelf, de updates op afstand, het cloudplatform en de koppeling met het ERP-systeem erachter.
De installatiebedrijven die die palen plaatsen, werken met precies dezelfde bonnen, uren en dossiers. Wij zien dus beide kanten: wat er op de bon hoort te staan, en wat het systeem erachter ermee moet kunnen doen.
Beginnen met twee dagen
De eerste stap is 2 dagen op locatie: hoe de werkbon vandaag door uw bedrijf loopt, waar hij wordt overgetikt, en wat het oplevert om dat te koppelen. U krijgt een concreet advies, en het eerlijke antwoord als een bestaand pakket volstaat.
€1.300
2 dagen · excl. btw
Veelgestelde vragen
Kunnen wij onze huidige werkbonapp houden?
Meestal wel. Biedt de app een koppelmogelijkheid of een export, dan kan het resultaat daarvandaan naar uw facturatie, uren of voorraad. Overstappen is dan niet nodig, en dat scheelt een omschakeling voor de technici die er net aan gewend zijn.
Werkt dit ook als de technici geen bereik hebben?
Dat is een terechte zorg, want een kelder of een technische ruimte heeft zelden dekking. Courante werkbonapps bewaren de bon lokaal en versturen hem zodra er weer verbinding is. Wordt er maatwerk gebouwd, dan is dat een eis vooraf, geen detail dat achteraf blijkt te ontbreken.
Wat als wij vandaag nog met papier werken?
Dan is een bestaande app bijna altijd de eerste stap, en maatwerk niet. Begin daar, laat het een paar maanden draaien, en kijk pas daarna waar de gegevens naartoe moeten. Andersom bouwt u koppelingen voor een proces dat nog gaat veranderen.
Wat kost het om een werkbonapp aan de facturatie te koppelen?
Dat hangt af van de twee systemen en van wat ze onderling moeten uitwisselen. Een eerste inschatting maakt deel uit van de twee dagen (€1.300, excl. btw): in 2 dagen wordt duidelijk wat er speelt, inclusief één klein werkend onderdeel op uw eigen data.
Waar loopt uw werkbon vast?
Een half uur is genoeg om te weten of aansluiten, bouwen, of gewoon een bestaande app voor u de beste weg is.