Het korte antwoord

Meestal niet. Excel is een van de meest gebruikte stukken software ter wereld, en dat is niet toevallig: het is flexibel, iedereen kent het, en het slaat gegevens op in nette rijen en kolommen. Dat laatste is precies waar automatisering op verder kan bouwen. Een Excel-bestand dat al jaren de bestelhistoriek bijhoudt, is vaak een beter startpunt dan geen data.

De vraag is dus niet “gebruikt u Excel”, maar “wat loopt er precies mis met hoe u het gebruikt”. Dat is een heel ander gesprek.

Waarom Excel vaak een goed startpunt is, niet een probleem

Precies omdat de gegevens al in een gestructureerde vorm staan, is Excel vaak makkelijker om mee te starten dan een systeem waar data verspreid zit over schermen en losse notities. Bestelpunten en voorraadsignalen berekenen op basis van uw eigen orderhistoriek begint bijvoorbeeld letterlijk bij een Excel-bestand met bestellingen uit het verleden, niet bij een duur nieuw systeem. Zie inkoop- en voorraadsignalen voor hoe dat er concreet uitziet.

Wilt u weten of uw eigen Excel-bestanden bruikbaar genoeg zijn om op te bouwen? Dat leest u in is onze data klaar voor AI?

Wanneer het wél een probleem wordt

Een paar situaties waarin Excel de zwakke schakel wordt. Vaak zit het probleem in hoe het gebruikt wordt, minder in het bestand zelf.

Eén bestand, meerdere mensen. Werken twee collega’s tegelijk in dezelfde kopie, of stuurt iedereen elkaar een eigen versie per e-mail door? Dan ontstaan al snel tegenstrijdige versies, zonder dat iemand nog precies weet welke de juiste is.

Manueel overtypen naar een ander systeem. Wordt dezelfde informatie uit Excel elke week met de hand overgetypt in een boekhoudpakket of CRM? Dat is exact het soort herhaalwerk dat een gerichte koppeling oplost, zonder dat Excel zelf hoeft te verdwijnen. Zie hoe koppelt u uw webshop aan uw boekhouding? voor een vergelijkbaar patroon.

Het bestand groeit uit zijn jasje. Wordt het traag, crasht het bij het openen, of bevat het zoveel tabbladen dat niemand nog goed overzicht heeft? Dan is dat een signaal dat de omvang de grenzen van wat Excel comfortabel aankan, begint te overschrijden.

Eén persoon is het enige die het begrijpt. Zit alle logica in formules die enkel één collega doorziet, dan is dat een risico op zich, los van Excel. Valt die persoon weg, dan valt de kennis mee weg.

Wat de oplossing meestal niet is

De oplossing is zelden “gooi Excel weg en bouw een volledig nieuw systeem”. Dat is vaak duurder en trager dan nodig, voor een probleem dat eigenlijk maar op één specifiek punt wringt. Vaker volstaat een gerichte aanpassing: een koppeling die het bestand automatisch uitleest in plaats van dat iemand overtypt, of een klein hulpmiddel dat bovenop de bestaande Excel-structuur werkt. Excel blijft dan gewoon bestaan waar het al goed werkt.

Hoe dat bij Niklu bekeken wordt

Bij Twee dagen (€1.300, excl. btw) wordt eerst gekeken naar hoe u vandaag werkt, Excel inbegrepen, in plaats van vooraf aan te nemen dat alles moet vervangen worden. Blijkt een gerichte koppeling of een klein hulpmiddel de oplossing, dan bouwt Vijf dagen (€3.250) dat. Blijkt Excel voor uw situatie eigenlijk prima te volstaan zoals het is, dan is dat het eerlijke advies, zonder dat daar een traject aan vast hangt.

Twijfelt u of uw eigen Excel-gebruik een probleem is of net een goed startpunt? Een gratis kennismaking van een half uur bekijkt dat graag mee.