Waarom dit een andere vraag is dan “hoe lang duurt het”

Hoe lang een traject in kalenderdagen duurt, zegt niets over hoeveel van úw tijd het effectief kost. Een traject van Vijf dagen duurt vijf dagen, maar dat betekent niet dat een van uw medewerkers vijf volle dagen naast de tafel moet zitten. Wat het wel vraagt, staat hieronder, per fase.

Tijdens de eerste twee dagen

Twee dagen draait grotendeels om meekijken bij wie het werk dagelijks doet: hoe komt een bestelling binnen, waar wordt een Excel-bestand bijgewerkt, welke systemen zijn er. Dat vraagt van u vooral beschikbaarheid op het moment zelf, geen voorbereidingswerk vooraf. Reken op een paar uur per dag: tijd om vragen te beantwoorden, een systeem te tonen, of toegang te geven tot wat nodig is. De rest van de tijd wordt zelfstandig gewerkt, zonder dat daar iemand van u bij hoeft te zitten.

Tijdens de vijf bouwdagen

Tijdens Vijf dagen is er dagelijks contact, geen black box tot de laatste dag. Aan het einde van elke dag is duidelijk wat er gebeurd is en wat de volgende stap wordt. Dat vraagt van u of van een interne eigenaar een moment per dag: kort afstemmen, toegang geven waar nodig, en beschikbaar zijn als er onderweg een vraag opduikt over hoe een proces precies werkt. Wat dat traject zelf inhoudelijk oplevert, staat in wat mag u van een AI-traject verwachten?

De belangrijkste tijdsinvestering: een interne eigenaar

De grootste tijdsvraag zit minder in de dagen zelf, en meer in wie na de overdracht verantwoordelijk blijft. Iemand bij u die weet dat het hulpmiddel bestaat, wat het doet, en wie te contacteren is als er iets misloopt. Dat hoeft geen technische rol te zijn en geen dagtaak. Het is wel een rol die iemand effectief moet opnemen, anders valt een hulpmiddel na verloop van tijd stil zonder dat iemand het merkt. Zie wie onderhoudt maatwerksoftware, en wat kost dat?

Na de overdracht

Zonder verdere uitbreiding vraagt een goed opgeleverd, gericht hulpmiddel weinig doorlopende tijd van u. Kiest u ervoor om verder te bouwen via Losse dagen, dan komt daar per dag ongeveer dezelfde beschikbaarheid bij als tijdens de vijf bouwdagen, telkens enkel wanneer u dat zelf plant. Geen doorlopende wekelijkse meetings voor iets dat de meeste weken geen aandacht nodig heeft.

Wat u zelf kunt doen om dat te beperken

Eén vast aanspreekpunt bij u aanduiden, in plaats van dat vragen via verschillende collega’s moeten lopen. Vooraf al weten welke systemen en toegang nodig zullen zijn, scheelt tijd tijdens de dagen zelf. En eerlijk zijn over hoeveel tijd u realistisch kunt vrijmaken tijdens die dagen: dat wordt vooraf mee besproken, niet achteraf vastgesteld als probleem.

Twijfelt u hoeveel tijd uw eigen situatie zou vragen? Een gratis kennismaking van een half uur geeft daar vooraf al een eerlijke inschatting van, zonder dat daar een traject aan vast hangt.